Per anni si è approcciato ad una gestione dei visitatori in azienda assai “tradizionale”. L’abitudine infatti era quella di tracciare i presenti attraverso dei registri cartacei o con delle archiviazioni su pc che di certo non garantivano le norme di sicurezza richieste. Spesso si sono fatti firmare dei documenti, tralasciando fogli sparsi qua e là e tenendo ben visibili a tutti gli altri presenti i dati personali dei singoli visitatori. Una gestione fin troppo blanda e piena di lacune che ha portato, nel maggio 2018, all’introduzione del GDPR.
Letteralmente General Data Protection Regulation, il GDPR è l’attuale regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione Europea che si fonda sostanzialmente su tre punti fondamentali. Il primo è quello più importante: garantire la privacy dei visitatori, rendendo non visibili i loro dati a tutti quelli che li hanno preceduti o che verranno dopo di loro. Altro punto di rilievo è l’eventuale eliminazione dei dati, in caso di richiesta della stessa persona, cosa che prima non avveniva, anche perché comporta un aumento dei costi amministrativi. Terza ma non meno considerevole, la concezione per cui un’azienda debba acquisire soltanto i dati realmente importanti ai fini della registrazione, tralasciando quelli superflui. Ma analizziamo meglio nel dettaglio come questo regolamento ha stravolto la gestione aziendale dei visitatori.
L’influenza del GDPR sulla gestione visitatori: analisi dei vari punti
Riprendendo in parte il regolamento, su questo si legge che, come anticipato poco fa, i dati richiesti devono essere “adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati”. Per fare un esempio concreto, se lo scopo di un’impresa è la sola registrazione all’ingresso, informazioni sul visitatore quali il numero di telefono o l’indirizzo fisico sono chiaramente eccessivi, ergo: non dovranno essere richiesti. Al contrario, se l’impresa ha come finalità la creazione di un possibile contatto futuro di lavoro, allora potrà richiedere quei dati in più che assumeranno a quel punto, considerata la finalità, carattere di essenzialità.
Sempre prendendo in esame il regolamento, leggiamo anche che i dati devono essere “conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati”. Detto più semplicemente, mentre prima conservavano i dati in archivio, ora le aziende sono costrette a rimuoverli una volta conclusa la visita o il meeting dell’ospite e, nel caso, a rendere visibili i dati noti qualora quest’ultimo ne chiedesse la visione.
Ma il punto più difficile da rispettare è però un altro: quello che riguarda la riservatezza dei dati. Il regolamento infatti recita ancora che i dati devono essere “trattati in maniera da garantire un’adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione mediante misure tecniche e organizzative adeguate”. La riservatezza non si può certo garantire tramite delle firme su fogli di carta o un tramite un tracciamento manuale sul pc. Com’è possibile quindi per un’azienda rispettare tutte queste procedure, senza perdere troppo tempo, incappare in errori e magari senza avere dei costi di gestione troppo alti? La soluzione è affidarsi ad una gestione digitale dei visitatori tramite l’utilizzo di un software apposito.
GDPR e gestione visitatori: Cerriana propone Keros-Visitatori
Keros rappresenta la soluzione ideale per tutte quelle aziende che puntano ad una gestione visitatori in azienda sicura, pratica ed efficiente, così da poter essere in linea con il GDPR. Questo sistema permette una più facile procedura di accreditamento, la dematerializzazione della documentazione relativa alla visita e, soprattutto, consente una sensibile riduzione dei costi.
Keros-Visitatori di Cerriana permette anche di adeguarsi alla normativa di sicurezza aziendale come previsto dal d.lgs. 81/2008, dando la possibilità di tracciare in qualsiasi momento il numero esatto di visitatori presenti nell’edificio e di localizzarli rapidamente in eventuali situazioni di emergenza. Una tracciatura che verrebbe garantire dal fatto che il visitatore potrà disporre di un badge personale che verrà registrato ogni volta che avrà transitato all’ingresso.
Keros-Visitatori è la soluzione perfetta per quelle aziende che vogliono presentarsi agli occhi dei visitatori come moderne ed innovative, oltre che rispettose della legge.