Un’organizzazione che punta a lavorare in maniera efficiente e sicura dovrebbe porre grande attenzione al tema della rilevazione presenze. Schedare i propri dipendenti, certificando gli orari di entrate ed uscita e registrando tutte le eventuali defezioni come pause o ritardi, permette all’azienda di avere sempre tutto sotto controllo. A tal proposito, qual è il miglior sistema di timbratura da poter adottare?
Difficile dare una risposta esatta in merito. La verità è che ogni sistema di timbratura presenta dei pregi e dei difetti, e che prima di fare una scelta bisognerebbe tenere conto di una lunga serie di fattori: il budget della singola azienda, le sue dimensioni, il numero dei dipendenti, il fatto che alcuni di questi lavorino o meno all’esterno, il loro livello di digitalizzazione ed altro ancora. Fatta questa dovuta premessa, di seguito si analizzano caratteristiche, pro e contro di tre macro sistemi di timbratura utilizzati per la rilevazione presenze.
1. Il libro firme cartaceo: per una rilevazione presenze in vecchio stile
Un primo metodo da poter utilizzare è quello vecchio stampo, fatto di carta e penna: il libro presenze. Con “libro presenze” s’intende l’uso, appunto, di un registro dove ogni dipendente appone una firma all’entrata e all’uscita. Il registro viene preso in carico dall’ufficio apposito che si occupa delle risorse umane. Può essere settimanale o mensile, così come cartaceo o elettronico (nel caso in cui l’ufficio stesso si occupi di riprodurlo sotto forma di documento, tramite pc).
Si tratta in assoluto del sistema di timbratura più semplice, soprattutto dal punto di vista del dipendente. Lo stesso discorso non vale però per chi deve prenderlo in cura: fogli sparsi qua e là che possono andare persi, firme dimenticate, errori di conteggio. Mancanze che, a loro volta, si portano dietro calcoli sbagliati per le buste paga e disguidi vari nella composizione di turni e ferie dei diversi lavoratori. Quindi, è sconsigliato? Diciamo che la rilevazione presenze a mezzo libro cartaceo è l’ideale (considerando i costi ridotti al minimo) per le piccole aziende in cui lavorano pochi dipendenti e senza turni a rotazione. Per altre situazioni, meglio rivolgersi ad un metodo più efficiente: il timbracartellini.
2. Tra badge e marcatempo: il sistema più diffuso di rilevazione presenze
Un’alternativa migliore per aziende più grandi, con più lavoratori e turni che cambiano di settimana in settimana, è il timbracartellini. Detto anche marcatempo, si tratta di un dispositivo elettronico che, tramite lo sfruttamento di appositi tesserini di riconoscimento, registra in automatico gli orari di entrata ed uscita di ogni singolo dipendente. Al termine del periodo di rilevazione, il responsabile può stampare i risultati e calcolare più facilmente le diverse buste paga.
Si tratta, insomma, di un sistema più rapido, efficace e con un margine di errore ridotto, considerando che gran parte del lavoro manuale viene svolto dal timbracartellini stesso. Eppure, anche questo metodo presenta dei difetti. Innanzitutto, i costi sono importanti: non bisogna considerare infatti, soltanto l’installazione del marcatempo, ma anche la sua manutenzione ed eventuale riparazione o sostituzione. A questo bisogna aggiungere un altro fattore: la possibilità di omissioni o distorsioni, quali badge che vengono apposti da persone diverse, o singole persone che timbrano il cartellino anche per il collega di reparto. Infine, a proposito di tesserini: ogni dipendente deve averne uno personale sempre con sé. Questo può essere dimenticato a casa o può andare perduto. Quindi, che fare per evitare problemi del genere? C’è una terza via: la timbratura virtuale.
3. Software automatici e biometria: la timbratura virtuale è il futuro per la rilevazione presenze
Il metodo più completo e produttivo in tema di rilevazione presenze è senza dubbio la timbratura virtuale. Niente badge, niente fogli da stampare, margine di errore vicino allo zero e possibilità di rilevare anche il lavoro di dipendenti impegnati all’esterno dell’azienda. Con il solo uso di uno smartphone, la timbratura virtuale permette all’ufficio risorse umane di fare a meno di tanto lavoro manuale. Il sistema è basato sull’utilizzo di un lettore biometrico (che può essere vocale, facciale o a impronte digitali) a cui è collegato un software che, in automatico, registra tutti i dati di ogni singolo lavoratore.
Tramite l’uso dello smartphone (e, in genere, di un’applicazione apposita) lo stesso dipendente può avere sempre sotto controllo i suoi orari, ritardi, assenze e ferie. Il sistema di geolocalizzazione, in alternativa, permette all’organizzazione di rilevare la presenza dei dipendenti impegnati in trasferte di lavoro o spostamenti in sedi secondarie.
Quali sono, invece, i contro? Sostanzialmente due. Il primo riguarda i costi: i sistemi di timbratura virtuale sono in assoluto i più onerosi per evidenti motivi. Il secondo riguarda il livello di digitalizzazione dei lavoratori: non tutti potrebbero essere muniti di smartphone di ultima generazione o comunque averne la giusta dimestichezza. In sostanza, quindi, non esiste una scelta migliore in partenza: tutto dipende dalle esigenze e possibilità di ogni singola azienda.
