La gestione del parco auto aziendale rientra senza dubbio tra le attività più scomode e complesse a cui deve far fronte un’impresa. L’acquisto e la manutenzione dei veicoli comportano infatti una serie di spese rilevanti, motivo per cui un’azienda ha grande interesse ad ottenere dei risparmi da un monitoraggio ottimale del proprio parco automezzi.

Ma come si può mettere in atto, appunto, una gestione efficiente del parco auto aziendale? Il fleet manager ha una responsabilità importante in tal senso. Il suo compito deve essere quello di migliorare la produttività del parco auto non lasciando nulla al caso e puntando su un notevole abbassamento dei costi. Andiamo al dunque, quindi: quella di seguito si può intendere come una vera e propria guida su come gestire il parco auto aziendale al meglio. Una serie di consigli strategici che potrebbero rivelarsi preziosi per ogni impresa.

Gestione parco auto aziendale: dal tracciamento al chilometraggio, passando per la documentazione

Innanzitutto, un buon punto di partenza per la gestione della flotta aziendale dovrebbe essere il raccoglimento di tutta la documentazione, che deve essere sempre ordinata ed a portata di mano. Fogli sparsi qua e là o applicazioni che raccolgono dati solo parzialmente dovrebbero essere messe da parte a favore di raccolta completa di tutti i fascicoli, dalle informazioni sui veicoli alle fatture dei fornitori, passando per pezzi di ricambio ed attrezzature varie. Oggi quest’operazione risulta molto più semplice grazie a software appositi: sono tanti infatti i modi possibili per raggruppare la documentazione in un unico sistema informativo, così da avere sempre un report completo a disposizione nel caso dovesse servire.

Altro punto importante per una gestione ottimale del parco automezzi dovrebbe essere la verifica del chilometraggio, utile a stabilire i costi in termini di carburante per ogni singola vettura. Tra le voci più dispendiose infatti della flotta aziendale c’è appunto il carburante, il cui consumo si potrebbe limitare con una serie di accortenze (ad esempio, identificando e migliorando il comportamento alla guida dei dipendenti). In tal senso potrebbe essere importante anche tracciare la posizione dei singoli veicoli: avere un’idea precisa degli spostamenti di tutti i mezzi renderebbe la gestione del fleet manager molto più sicura.

E ancora, anche la pianificazione del numero dei veicoli potrebbe risultare fondamentale. Più la flotta è grande, maggiori saranno di conseguenza i costi. Al contrario, un parco ridotto potrebbe impattare negativamente sul livello del servizio. Cosa si fa quindi? Una soluzione potrebbe essere l’utilizzo di politiche di noleggio tali da poter ridurre le spese di acquisto, il tutto senza dover per forza fare a meno di una parte della flotta.

Gestione parco auto aziendale, tra manutenzione ed esternalizzazione del lavoro

Ma non è tutto: un altro passo avanti in termini di riduzione dei costi lo si può mettere in atto con un’attenta programmazione delle attività di manutenzione del parco auto. L’azienda dovrebbe infatti stabilire a priori una politica sui controlli, tenendo presente che sono numerose le imposte e gli obblighi di sicurezza di cui tenere conto per ogni singolo veicolo. Parte del successo per un’ottima manutenzione della flotta aziendale sta nel coinvolgimento diretto dei dipendenti: informarli in maniera costante su quelli che sono gli standard e i tempi da rispettare o, meglio ancora, organizzare una formazione adeguata in tal senso, potrebbero rivelarsi delle strategie vincenti.

In ultimo, in tema di fleet management, sta assumendo sempre più importanza il fenomeno dell’esternalizzazione. Molto spesso infatti chi si occupa di gestione del parco auto aziendale preferirebbe non occuparsi in prima persona di attività noiose che contribuiscono a disperdere tempo ed energie. Proprio per questo motivo è sempre più frequente la collaborando con altre società che, al posto del fleet manager, possano occuparsi, tra le altre cose, di negoziare coi fornitori, calcolare i costi di gestione e analizzare i dati dell’intero parco automezzi.

Pratiche, quelle suggerite, tutte potenzialmente valide se approcciate nel modo giusto. Chiaramente, ognuna risulterà più o meno vincente in base alle diverse caratteristiche dell’azienda considerata quali la dimensione, il settore di competenza, la posizione geografica ed il numero dei dipendenti.