Che siano dieci, cinquanta o cento dipendenti cambia poco: la programmazione dei turni all’interno di un’azienda è in assoluto una delle attività più stressanti. Tra giorni di ferie, esigenze dei singoli, richieste di permessi e straordinari, la gestione del personale rischia di diventare lunga e confusionaria. Per fortuna però, con la tecnologia, il problema oggi è facilmente risolvibile se si fa riferimento ad un software per la gestione dei turni. Una piattaforma in grado di ridurre tempi e costi e capace di semplificare tutto il processo organizzativo, sia per il datore di lavoro che per il singolo dipendente.
Dimentichiamo scartoffie e file sul pc da scrivere a mano: un software di questo tipo risolve in automatico tutte le criticità, portando in dote una serie di vantaggi.
Software gestione turni: organizzazione intelligente e zero stress
Il costo del personale è in genere tra le voci di spesa più significative all’interno di un bilancio aziendale. Motivo per cui un’impresa deve avere interesse a pianificare la turnazione in maniera efficiente, così da aumentare la soddisfazione del personale e di conseguenza la qualità del lavoro. In tal senso, un software di gestione turni può portare ad una serie di benefici, quali:
- Riduzione di errori nell’elaborazione dei turni di lavoro: molte volte infatti capita che il singolo, nella stesura manuale dei turni, possa fare degli errori dettati dalla distrazione o dalla stanchezza. Errori che, con il software che lavora in automatico, verrebbero meno;
- Incrocio delle competenze: il software di gestione turni non si limita soltanto a dividere i dipendenti in base agli orari in cui sono disponibili, ma lo fa anche in maniera intelligente, tenendo cioè conto delle competenze dei singoli, così da incastrare i turni nel mondo migliore possibile da un punto di vista strategico;
- Minore stress per i dipendenti: una gestione dei turni fatta nel modo giusto, cioè chiamando in causa un numero di dipendenti in base all’effettivo fabbisogno per quel dato momento, può essere un beneficio anche per i lavoratori;
- Zero ritardi o disservizi: un software di gestione turni che realizza tutto in maniera autonoma elimina di fatto la possibilità di un aggiornamento dei turni tardivo e quindi potenzialmente problematico;
- Visione completa della turnazione aziendale: un sistema del genere rende sempre disponibile per il capoufficio una mappatura generale della turnazione, così da permettergli di avere costantemente sotto controllo la situazione.
Insomma, un’equa distribuzione dei turni, fatta anche a seconda delle funzioni svolte dai singoli, contribuisce a ridurre la conflittualità interna, a massimizzare la produttività e ad abbassare i costi. Ma come avviene tutto ciò?
Programma turi di lavoro: tra algoritmi e tabelle
Questi software lavorano grazie a dei particolari algoritmi, tali da permettergli di realizzare delle vere e proprie tabelle di turni, sulla base di differenti fattori a scelta del capoufficio: tenendo conto delle competenze o del reparto, considerando le ore di lavoro massime ed altre eventuali defezioni (come permessi e giorni liberi). È il sistema stesso, una volta fatto una prima scrematura, a calcolare eventuali sovra o sottodimensionamenti, proponendo anche delle soluzioni alternative. Il software di gestione turni infatti, in genere è programmato per rispondere agli imprevisti. Ad esempio, se si verifica un’assenza comunicata all’ultimo momento, è in grado di calcolare immediatamente il sostituto ideale.
Ma non è tutto: il sistema non si riduce alla sola preparazione dei turni aziendali, ma lavora continuamente per tenere d’occhio la totale copertura del lavoro. Proprio per questo motivo il datore di lavoro non deve preoccuparsi di verificare eventuali assenze o anomalie: è il sistema stesso a segnalare la violazione. Lo stesso datore di lavoro, nel caso ritenesse la turnazione effettuata ottimale, può salvare la tabella e riutilizzarla, per poi eventualmente modificarla (o meglio, farla modificare dal sistema) in caso di ulteriori defezioni. La tabella può contenere in sé anche altre informazioni, come la richiesta ferie da parte del singolo dipendente. Può segnare infatti in automatico tutte le assenze programmate, così da tenere conto anche di queste in un successivo calcolo dei turni.
