Cene con clienti, trasferte in auto o tramite mezzi pubblici, acquisti extra per l’azienda e così via. Spesso capita che spese del genere siano a carico di un dipendente che, occasionalmente, si ritrova a doversi spostare per motivi di lavoro. Queste spese però dovrebbero essere poi soggette a rimborso, a carico appunto dell’azienda passando dal controllo da parte delle risorse umane. Rimborso che avviene tramite un particolare strumento, il cui compito è proprio quello di mettere per iscritto cosa, quanto e perché si è anticipata una certa cifra: la nota spese.

Per definizione quindi, la nota spese aziendale è proprio il documento apposito che i lavoratori compilano per farsi pagare le spese sostenute nel corso di trasferte lavorative con carattere di eccezionalità. È bene precisare che in realtà non esiste una nota spese standard, in quanto ogni società ha un proprio formato (cartaceo o digitale), dei propri canoni e delle diverse tempistiche di consegna. In generale però, è possibile stilare delle linee guida utili per compilare una nota spese nel migliore dei modi.

Nota spese dipendenti: come compilarla al meglio

Innanzitutto, una nota spese compilata correttamente dovrebbe contenere tutti i riferimenti dell’azienda: dalla ragione sociale all’indirizzo della stessa, sono tutte informazioni di partenza da dover inserire. A queste vanno aggiunti poi i dati anagrafici del dipendente che richiede il rimborso: nome, cognome e soprattutto la tipologia di contratto lavorativo (dipendente a tempo indeterminato, consulente a progetto e così via). Subito dopo si passa alla compilazione di data e luogo, ovvero bisogna precisare il periodo in cui si sono sostenute le spese (dal giorno x al giorno y) ed il posto in cui ci si è recati.

Compilati tutti questi dati standard, si passa alla stesura vera e propria della nota spese, quella che contiene l’elenco effettivo di tutti i costi sostenuti. Costi che, per comodità e completezza, dovrebbero essere divisi in categorie: in una casella andranno i mezzi di trasporto, in una seconda i servizi di ristorazione, in un’altra ancora le spese per il pernottamento, con a lato i relativi costi. All’elenco va aggiunto anche uno spazio a parte dedicato ad eventuali chiarimenti, che risulteranno utili all’amministrazione nel momento in cui andrà ad analizzare la nota spese per verificare gli estremi del rimborso. È importante sottolineare infatti che l’iter della nota spese presenta sostanzialmente tre passaggi: il primo, già analizzato, è quello della stesura, a cui seguono la fase di controllo (gestita dall’amministrazione) e l’eventuale fase di inserimento, quella in cui i dati vengono tradotti nella contabilità aziendale e quindi viene ufficialmente accettato il rimborso.

Nota spese: tra scartoffie e perdite di tempo

Detto così però sembra fin troppo semplice. La verità è che la compilazione delle note spese aziendali, per quanto dettagliata, da sola non basta, in quanto risulterebbe essere un pezzo di carta qualunque. Oltre alla descrizione di luoghi, dati e tipologie di spesa quindi, vanno allegati una serie di elementi che accertino tali spese: dai biglietti alle ricevute, passando per gli scontrini d’acquisto, soltanto così si potranno effettivamente documentare ed ufficializzare i costi sostenuti durante la trasferta lavorativa. La difficoltà sta nel fatto che, a prescindere, alcune voci non sono documentabili ufficialmente.

Basti pensare ai pagamenti divisi con altre persone, alle mance, ai costi del parcheggio. Per questi l’unico modo è fornire un’autodichiarazione in allegato alla nota spese, che precisi ancor meglio le spese effettuate. Il discorso è ancora più complicato per chi, ad esempio, si sposta con la propria auto: in tal caso il rimborso non si riferisce solo al carburante ma dovrebbe tenere anche conto dei chilometri percorsi. Esistono delle apposite tabelle ACI per calcolare questi valori.

Più in generale, appare evidente che la compilazione della nota spese non è una cosa così scontata e spesso si porta dietro una serie di problematiche. Dagli errori di calcolo alle parti incomplete, passando per scontrini mancanti e voci incerte. Mancanze che rendono difficile il riscontro dell’amministrazione, sottraendo tempo prezioso al personale, allungando i tempi del rimborso e rendendo i processi di controllo ed inserimento più costosi del solito.

Grazie al modulo Trasferta e Nota Spese di EGO, il software per la gestione delle risorse umane offerto da Cerriana, è possibile gestire le trasferte e le relative note spese di tutti i dipendenti.

Ogni dipendente, accedendo al sistema, potrà pianificare la trasferta che, se l’azienda lo prevede, potrà essere sottoposta ad autorizzazione.

È possibile impostare massimali di spesa differenti per tipologia (vitto, alloggio, trasporti) in base al profilo aziendale e al ruolo ricoperto. È inoltre possibile impostare tutta una serie di vincoli in caso di superamento delle soglie permesse.