Avere un buon sistema di timbratura è fondamentale per poter monitorare in maniera adeguata le presenze e, di conseguenza, il lavoro dei dipendenti. Ogni azienda – che sia essa pubblica o privata, grande o piccola – ha la necessità di controllare entrate, uscite, ritardi e pause di ogni singolo lavoratore, col fine di calcolare al meglio straordinari, stipendi e ferie.
In passato si era abituati ad una rilevazione presenze di tipo cartaceo, fatta con foglio e penna. Una modalità oggi in disuso, siccome prevede l’accumulo di numerose scartoffie, comporta tanto lavoro extra per l’azienda ed è facilmente soggetta a distorsioni, omissioni e perdite di dati. Successivamente sono arrivati i badge, basati su un sistema di rilevazione di tipo magnetico, in grado di garantire una misurazione più precisa e affidabile. Peccato però che anche questi, col tempo, abbiano mostrato dei limiti, sino a diventare un po’ obsoleti. La soluzione ideale, oggi, è rappresentata dalla timbratura virtuale: un modo efficace e veloce, sia per il datore di lavoro che per il dipendente, per poter supervisionare presenze e orari anche a distanza e senza tesserini di riconoscimento.
Con le timbrature virtuali è tutto più semplice: bastano gli smartphone
La timbratura virtuale, grazie soprattutto allo sviluppo tecnologico, si sta diffondendo progressivamente negli ultimi anni. Comoda e semplice, questa permette di utilizzare lo smartphone, che va a sostituire a tutti gli effetti il classico marcatempo. Timbrare direttamente dal proprio telefono, senza dover usare delle tessere, sta diventando una realtà sempre più consolidata, sia nella Pubblica Amministrazione che nel privato.
Diversi sono i vantaggi portati in dote da questo nuovo metodo di rilevazione presenze. Innanzitutto, sostituire il timbracartellini fisso con lo smartphone permette alle aziende di risparmiare tempo e, soprattutto, di ridurre i costi. I sistemi di timbratura classici, infatti, comportano spese di installazione prima e di manutenzione o rimozione poi. I software di timbratura virtuale presentano le stesse garanzie di quelli che funzionano tramite badge: precisi, sicuri, all’avanguardia. In più però offrono la possibilità di una rilevazione anche a distanza, oltre al fatto di assicurare che non si verifichino scambi di persona o fenomeni di assenteismo, in certi contesti ancora all’ordine del giorno.
Rilevazione presenze tramite app per timbratura virtuale: come si usa
Per sfruttare la timbratura virtuale il datore di lavoro chiede ai suoi dipendenti di scaricare un’applicazione sul proprio smartphone. È infatti tramite l’uso dell’app che il lavoratore comunica l’inizio e la fine del suo turno, con relative pause nel mezzo. A garantire l’identificazione del singolo è, in genere, il riconoscimento biometrico vocale, che comporta un’agevolazione per tutte le parti in causa. Per il lavoratore, che può gestire i suoi dati con più flessibilità. Per l’ufficio che si occupa di risorse umane, che si ritrova con buona parte del lavoro già eseguito dai software. Per l’azienda, che può controllare più facilmente e in sicurezza tutti i suoi dipendenti. Il riconoscimento biometrico vocale funziona come le impronte digitali o il riconoscimento dell’iride. In pratica il dipendente fa accesso via app e registra il proprio codice identificativo. Qui viene riconosciuto dal sistema che, in automatico ed in tempo reale, convalida la timbratura, traccia l’operazione e trasmette i dati a chi di dovere, il tutto con un margine di errore sempre prossimo allo zero.
Come anticipato però le timbrature virtuali, a differenza degli altri sistemi “tradizionali”, permettono di rilevare anche i lavoratori in esterno. Si pensi agli operatori domiciliari, ai dipendenti che si spostano per viaggi d’affari o a chi lavora in cantieri aperti o in sedi distaccate dalla principale. In questi casi l’alternativa al riconoscimento biometrico vocale è rappresentata dalla geolocalizzazione. L’approccio non cambia molto: il dipendente è tenuto a segnalare l’inizio o fine turno (con eventuali pause) sempre tramite app per timbratura virtuale, con la differenza che quest’ultima ne traccia la posizione. Il tracciamento però avviene solo nei momenti della timbratura stessa, per garantire la privacy dei dipendenti. Secondo quanto dettato dal Garante in materia, infatti, la rilevazione presenze deve verificare solo la posizione del lavoratore e non i suoi spostamenti.
